비즈니스맨의 최대 관심사는, 여전히 생산성을 올릴 수 있는 일하는 방법일 것이다. 만약 당신이 아직 자신에게 맞는 방법을 발견하지 못했을 경우에, 일하는 방법이라는 소프트웨어 측면에서가 아니라 내 주위의 하드웨어 측면에서의 접근 방법으로 바꾸면 좋을지도 모른다.
전문가는, 서류 더미에서 해방되는 미니멀리즘적 정리 술을 제안하고 있는데....
"데스크에서 떨어져, 필요한 서류만 가지고 회의실에서 작업 한 후에는 의외로 진척되어 단시간에 완료했다는 경험은 없었는가요? 회의실에서의 작업이 진척된 이유는, 작업을 방해하는 불필요한 시각 노이즈가 없기 때문이다. 자신의 책상에서도 동일한 환경을 만들도록 노력해보자"
구체적인 포인트는 다음의 7가지가 있다. 우선 그 중에서 하나라도 할 수 있는게 있으면 그것부터 실천해보자. 어느새 책상 주위의 최적화가 진행되어, 작업 생산성도 오를게 틀림없다.
1. 책상위에는 물건을 두는 장소가 아니다.
책상은 작업 공간으로, 서류나 문구 등의 작업 도구를 놓을 공간이 없다. 그들은 서랍에 들어가는 게 기본으로, 몇 분만에 간단히 정리할 수 있고, 더 이상 증가하지 않도록 유의하자.
2. 시각적 노이즈를 제거
사람은 보려고하지 않아도 시야에 들어오는 것에는 아무래도 신경이 쓰여져 버리는 생물이다. 급하게 서류를 작성해야지 했다가도, 다른 서류의 자료가 눈에 들어오면....또 다시 그쪽으로 신경을 쏟아버리는 일은 자주 일어나는...
"한번에 여러가지 일을 하는 멀티 태스킹의 일하는 방식도 있지만, 인간은 결국 한 번에 한가지 밖에 할 수 없다. 특히 연구결과도 나와있는데, 한가지 일을 집중해서 하는것이 생산성이 훨씬 좋다는 이야기도 있다".
데스크가 헛간 화하고 있는 경우는, 모든 것을 일단 정리하여 "제로 리셋" 하자. 아무것도 없는 신품 상태로 시작하는 것이 쾌적함을 실감할 수 있을 것이다.
3. 활용 및 보관을 분리
우리 주위의 물건들은, 매일 반드시 사용하는 것과 가끔 사용하는 것으로 나뉜다. 전자는 활용하는 도구로 수중에 있어야 하고, 후자는 다른 장소에 보관하는 것이 정리의 키포인트.
활용 및 보관을 잘 사용하면 선택의 수고도 덜 수 있다. 그 몇 초는 확실한 로스이다. 여분의 것이 없으면 필요한 것에 즉시 액세스 할 수 있고, 작업도 중단되지 않고 원활하게 이동. 작업 속도를 떨어뜨리지 않고, 일정하게 유지하는 것이 생산성 유지에 도움이 된다.
4. 책상을 조종석 화
위의 1~3으로, 책상 위의 물건을 최소화까지 했다면, 이제는 배치를 생각해보자. "물건의 배치는 항상 자신이 향하는 방향 등 버릇이 있는 움직임을 근거로 배치하면 동선 인 로스가 없다. 예를 들어, 운전할 때 네비게이션의 위치(우리는 중앙에서 약간 오른쪽)에 따라 우리들의 눈도 그쪽으로 향하는 버릇이 있다고.... 그 경우는 시계와 수첩 등 눈으로 확인해야 하는 것은 오른쪽에 배치하면 좋을 것..."
5. 서류에 흐름을 만드는
날마다 쌓여 산으로 변해가는 서류. "인간이 먹은 것을 밖으로 배출하듯이, 서류도 "밖으로 흐름"을 만드는 것이 중요하다"고 말한다.
수중의 서류는 다음 네가지 중 하나에 반드시 분류하는 것을 원칙으로...
활성 서류 : 현재 진행중인 프로젝트나 기획에 관한 것.
검사 서류 : 나중에 참조 할 필요가 있을 것 같은 서류
저장용 서류 : 원본 상태로 저장해야 하는 서류
휴지통 행 : 불필요하다고 판단하여 폐기되는 서류.
서류가 모이는 요인은, 나중에 필요하게 될지도 모른다는 불안감이 있기 때문. 그 불안을 해소하는 열쇠가 검사 서류로 저장하는 방법이다. 스캔 해야할지 빨리 판단 할 수 없는것도 우선 검사 서류에 넣어둔다. 최종 판단은 후일의 "검사의 날"에 알아서 처리~
6. 월 1회 "검사의 날"을 마련
"검사의 날"은 그 이름대로 검사 서류로 구분한 것을 검사하는 날이다. 예를들어, 매월 1일을 검사의 날을 두고 그 날 모아두었던 검사 서류를 뒤집어 엎는다.
보관하고 있던 검사 서류를 후에 되돌아 보면 전혀 필요없는 서류도 많이 눈에 띌 것이다. 당시에는 긴가민가 했었는데, 시간이 지남에 따라 자연스럽게 필요없어지는....그래서 알쏭달쏭 모를때는 일단 검사 서류함에 넣어뒀다가 나중에 다시 한번 검사~~
7. 일정 관리는, 직관적으로...
스마트폰의 캘린더 응용 프로그램은 매일 일정 관리는 잘하지만, 1개월간의 일정을 부감하는데에는 적합하지 않다. 그럴때는 수첩이 훨씬 낫다. "수첩에 필기하는 것이 키를 잘못 누르거나 오타를 수정 할 필요가 없고, 직관적으로 쓰기 때문에 뇌에 들어가기 쉬운 장점도..."