직장에서는, 모든 일이 신속한 대응을 필요로 하고 있는 것 같다. 발표일이 눈앞에 다가온 보고서나, 의회의 회기중에 어떻게든 통과시키고 싶은 법안 등, 여러가지일 것이다. 할일은 많은데 마감은 생각보다 빨리 다가온다. 그런 카오스 속에서, 팀 동료에게 뭔가 일을 요청하고 싶을 때, 이쪽의 요구를 우선 받게하려면 어떻게 해야할 까?
도움되는 5가지 요령에 대해 알아보자.
1. 메일 제목에 의뢰 내용을 명기한다
이쪽의 의뢰 내용을 메일 제목으로 하여, 명확하게 전하자. 부탁하고 싶은 말을 본문에 묻혀버리게 해서는 안된다. 받는 사람이, 의뢰의 메일을 알기쉽도록 배려하자.
의뢰내용은 간결하게 정리할 것. 제목란에 들어가지 않을 것 같으면 너무 길다.
정해진 기일까지 대응할 필요가 잆다면, 그것을 제목에 명기하고, 끝나는 시간까지 필요한 정보가 있을 경우에는, EOD(End of Day)나 COB(Close of Business)를 넣으면 된다.
2. 문자본문에 쓸데없는 것은 적지않는다
건명에 명기한 의뢰에 대해서, 보다 자세하게 설명할 필요가 있을 때는, 본문란에 쓰자. 포인트를 좁혀 관련 사항만 포함시킬 것. 이쪽이 진지하면, 접수자도 자연스럽게 진지하게 받아들여, 보다 신속히 대응해 줄 수 있게된다.
3. 문자 메시지 보내기
받은 편지함에는, 다수의 메일로 뒤섞여 버리는 일이 있다. 해야 할 일이 너무 많으면, 메일의 정리나 관리에까지 손길이 미치지 않을지도 모른다. 때로는 사내 다이렉트 메시지조차 감당하기 어렵다.
이쪽의 의사를 상대에게 확실히 전하고 싶다면, 다른 연락 수단도 검토하자. 예를 들면, SMS 등이다. 이러한 메시지는 간결한 교환에 최적인 연락 수단이며, 스마트폰이라면 누구나가 빈번히 확인하고 있다.
전화는 시간낭비가 되므로 하지말자. 상대방 연락처에 이쪽 이름과 번호가 등록돼 있지 않으면, 누구한테서 전화가 왔는지 알 수 없다. 게다가 요즘은 발신자가 불분명한 전화를 받는 사람은 거의 없다.
4. 긴급연락은 신중하게
일을 포함해, 일상생활에서 실제로 긴급사태라고 부를 수 있는 경우는 거의 없다. 동료에게 긴급 연락을 넣어, 곧바로 답장을 받으려고 생각했을 때는, 정말로 곧바로 대응이 필요한가 어떤가를 생각해보자.
의뢰하고 싶은 것은, 일시를 벌써 공표한 제품 발매에 관련되는 일일까. 투자가의 의사결정에 관련된 것일까. 시간적 제약이 있는 작업을 맡은 또 다른 동료가 자신의 대답을 기다리고 있을까.
서둘러 대응해 달라고 부탁할 때는, 자신에게 어느 정도의 시간이 남아 있는지, 그 일의 영향력은 어느 정도인지를, 잘 생각해보자. 이럴 때 행동에 따라 당신의 평판은 크게 달라지고, 시급성이나 중요성이 없다면, 자신의 사회적 평판을 훼손하는 행동은 피해야 한다.
5. 늘 상대를 배려한다
상대는 우선 순위가 높은 다른 일을 하고 있다. 그걸 뒤로 미루면서까지 이쪽의 부탁에 응해 달라고 요구할 권리가 당신에게 있는가. 너나 할 것없이 일손을 놓고 있고, 어려운 납기를 맞추느라 안간힘을 쓰고 있다. 자신의 입장을 이용해 후배에게 요구를 내미는 것은 그만두자.
다른 사람을 배려하자. 무언가를 의뢰할 때는 정중함에 유의 할 것.
어떤 때라도 예의 바름을 잊지 말기 바란다. 상황에 따라 다른 사람을 대하는 방법을 달리해서는 안 된다. 다른 사람에게는 자신이 다른 사람으로부터 대우받고 싶어하는 것처럼 대하자. 친절은 조건부여서는 안된다.