생산성이나 절차에 관한 글들을 보면...알 수 있는 것들이 있다.
일의 효율성을 높이기 위한 조언의 대부분은, 하루의 스케줄을 꼼꼼하게 짜는 것이라든지, 임하는 태스크의 유형과 수를 세세하게 계획하는 것, 그리고 말 그대로 군대 레벨정도의 부지런해지는 것을 요구하고 있다.
확실히, 계획이나 스케줄을 미리 면밀하게 세우는 방법은, 많은 사람들에게 효과적이고, 다양한 상황에서 도움이 될 것이다. 그렇지만, 누구에게나 효과적인 생산성 향상의 테크닉이라는 것은 존재하지 않는 다는 것...
■ 심플·명료한 「원 모어」접근이란?
복잡한 방법은 적합하지 않고... 혹은, To Do 리스트에 해야 할 일이 죽 진열되어 있는 것만으로 압도되어 버린다--.
그런 사람에게 꼭 시도해 주었으면 하는, 심플하고 간단한 방법이 「원 모어(또 1개/앞으로 1회)」접근법인데, 이 접근법은 다양한 상황에서 뛰어난 효과를 발휘해 준다.
덧붙여 이 이름은, Reddit의 어느 투고자가 이 방법론을 그렇게 부른 것이라는...
투고자가 소개한 방법은 다음과 같다.
1. 해야 할 태스크를 여러 개의 미니 태스크로 소분한다.
2. 미니태스킹을 「원 모어(또 하나)」해 내도록 스스로에게 부과해, 그것을 반복한다.
위의 구체적인 예로 꼽히고 있던 것이, 메일의 처리이다.
산더미처럼 쌓인 메일을 분류해서 답장해야 한다고 생각하면, 무심코, 귀찮아져 버리는 것. 예를 들어 '메일을 모두 처리하는 시간을 스케줄로 짠다'는 경우, 메일의 양을 직시하는 것으로 의욕이 꺾이거나 잘못하면 미루게 되어 장기적으로 악영향을 미칠 수 있다.
그래서, 우선은 시간이나 양을 설정하지 않고, 어쨌든 메일 대응에 착수해 버리는 것인데, 메일을 한 건 처리하면 다른 한 건을 처리하도록 하면....메일이 하나 사라질 때마다, 의욕이 생길 것이라는.
좀더 계속할 수 있는 에너지가 있을 때는, 「또 1건」을 반복하는 것.
■ 워크아웃에도 응용할 수 있다
이 기술이 효과를 발휘하는 장면은 얼마든지 있는데, 얼마 전 이 기술에 대해 미국 Lifehacker의 시니어 헬스 에디터인 Beth Skwarecki 씨는 '헬스클럽에서 워크아웃할 때 비슷한 방법을 실천하고 있다'고...
자신에 대해 「이제 원렙 할 수 있어?」, 「1분 더 힘낼 수 있어?」라고 물으면, 그것이 계속되는 원동력이 된다고 한다는 것. 많은 사람들이, 헬스장에서 이 기술을 가장 많이 활용하고 있다는 사실.
「트레드밀로 앞으로 17분이나 분발해야 한다」, 「무거운 웨이트를 8번이나 더 들어 올리지 않으면 안 된다」라고 생각하면, 정신이 아찔해져 버리기 때문.
■ '하나 더'가 효과적인 이유
큰 작업은 모두, 사실 작은 작업으로 구성되어 있고, 그 작은 작업들을 하나씩 보면 그렇게 만만치는 않다.
10페이지의 리포트를 쓰라고 하면 겁이 나겠지만, 한 번에 한 단락씩 쓰는 것만 생각하면 그렇게 힘들지는 않을 것이고, 작은 부품을 하나 끝낼 때마다 완성했다는 성취감을 맛볼 수 있다. 그래서 자신감이 생기고 다시 해야겠다는 마음이 생기는 것이다.
- 우선 순위 매기기가 중요하다
이 어프로치가 가장 적합한 것은, 그다지 시급하지 않은 작업. 그렇기 때문에, 아이젠하워·매트릭스등을 사용해, ToDo 리스트 중 어느 것이 급한 작업이 아닌지를 판별한다.
'또 하나'는, 일회성 작업에 효과적인 방법이지만, 복잡한 일을 작은 부품으로 분해하면 그 효과가 발휘되는데, 큰 일에 임하고 있을 때도 작은 성취감을 얻을 수 있고, 큰 작업에 부지런히 임하고 있다는 감각이 강해진다.
특히 (워크아웃이나 청소 등) 별로 내키지 않는 것에 응용하는 경우는, 작게 분할하여 생각하면 소진되어 버리는 것을 막을 수 있다.
눈앞의 프로젝트에 압도되어 버릴 때는 그것을 최소의 구성 부품으로 분해하자.
그리고 자신에게 어느 정도의 시간이 있는지는 신경 쓰지 않고, 어쨌든 하나에 임하고, 그 일이 완료되거나 중단될 때까지 '하나 더'를 반복하는 것이라는...
■ '언제 멈출까' 문제
작은 작업을 조금씩 정리해 가는 것은 기분이 좋은 것이지만, 이윽고, 「앞으로 1회 할 수 있다?」라고 하는 자신에 대한 질문에 대해, 「노」라고 대답하고 싶어지는 순간이 찾아온다.
그 때는, 잠시 중단하는 것을 자신에게 허락.
이 접근법의 목표는, 동기부여와 자신감을 높이는 것이지 의욕을 꺾는 것이 아니므로, 완료 전에 휴식을 취해야 한다고 해도 자신을 비난하지 말자. 헬스장에서 크로스 트레이너를 하고 있고, "1분만 더"를 반복해도, 마지막에는 한계가 찾아오는데, 그냥 그걸로 된 것이라고....
생산성 유지에 휴식은 필수적으로, '한 번 더 할 수 있어?'에 대한 자신의 솔직한 대답에는 순순히 따르도록 하자.